Hoe Eulogica de uitvaartondernemers kan helpen om te gaan met de nieuwe uitdagingen
De aanhoudende pandemie heeft uitvaartondernemers een aantal uitdagingen bezorgd. Sommige regio’s hebben een piek in het aantal sterfgevallen gezien en extra zorg is vereist bij het omgaan met lichamen die mogelijk besmet zijn. Wellicht is de grootste uitdaging de routines: nieuwe manieren om de nabestaanden te ontmoeten, veranderingen in prijzen, documentatie en natuurlijk veranderingen in de uitvaart zelf wegens sociale beperkingen.
Door de flexibiliteit in de software kunnen Eulogica installaties relatief eenvoudig worden aangepast aan de nieuwe behoeften die nu opkomen. Hieronder staan enkele voorbeelden van hoe Eulogica gebruikers in verschillende landen de laatste tijd hebben geprofiteerd van de kracht van Eulogica!
Allereerst is het vanuit het oogpunt veiligheid en gezondheid, belangrijk om eenvoudig uitvaarten te markeren die besmettelijk kunnen zijn. De markeercode in Eulogica is niet de enige manier om dit te doen, maar het is een veelgebruikte optie. Dit is een functie waarmee u gekleurde markeringen aan uitvaartrecords kunt toevoegen. Dergelijke markeringen verschijnen prominent in lijsten en vensters op het scherm en kunnen, indien gewenst, in documenten worden afgedrukt.
Op het gebied van documentatie, kunnen nieuwe formulieren opgezet worden of wijzigingen in bestaande formulieren in Eulogica doorgevoerd worden. Het kan ook nodig zijn om de bewoordingen van sommige formulieren/brieven te wijzigen. Dit wellicht om uit te leggen dat de onderneming wegens de pandemie niet in staat is om bepaalde diensten te verlenen. Sommige landen maken gebruik van een specifiek Covid-19 dienst/symbool. Een voorbeeld is hier te zien. Indien gewenst kan dit opgezet worden met je gewenste velden die eventueel terug komen op formulieren. Onze medewerkers helpen u graag bij het meedenken en implementeren van dergelijke details.
Eén klant had een uniek probleem: wegens logistieke uitdagingen was het nodig om meer bloemisten in te schakelen, om de bloemen voor de familie van één uitvaart te kunnen ontvangen. In Eulogica kunnen formulieren/rapporten op worden gezet voor het beheren van dergelijke gesplitste bloemen bestellingen. Hierbij kunt u ook denken aan andere combinatie bestellingen.
De pandemie kan ook wijzigingen vereisen in producten, diensten en sjablonen in Eulogica. Het komt veel voor dat de bespreking van de uitvaart steeds vaker telefonisch of per videogesprek plaatsvindt, i.p.v. persoonlijk. Eén klant heeft een nieuw concept bedacht: drive-in-uitvaart, waarbij de kist buiten wordt geplaatst en bezoekers langzaam voorbij kunnen rijden met de auto. De Eulogica diensten/symbolen kunnen worden opgezet of aangepast om bovenstaand voorbeelden te kunnen verwerken. Het is mogelijk om relevante velden, taken, kosten en verantwoordelijkheden in de diensten/symbolen te verwerken.
Sjablonen en pakketten kunnen worden opgezet of worden aangepast die aansluiten bij de nieuwe omstandigheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan lagere prijzen weer te geven wanneer de volledige dienstverlening niet kan worden uitgevoerd. Eén klant heeft een specifiek “Coronavirus-pakket” ontworpen voor slachtoffers van de pandemie. Voor deze klant is een nieuw Eulogica sjabloon opgezet wat automatisch het juiste aangepaste product weergeeft. Verder is het bijvoorbeeld ook mogelijk om bestaande sjablonen, die niet meer relevant zijn wegens de sociale afstand of andere beperkingen, tijdelijk worden verborgen in Eulogica.
Wat betreft de uitvaart zelf, live streaming is nu populair. Hoewel Eulogica de daadwerkelijke streaming niet uitvoert, kan de software helpen bij de administratie hiervan. Een dienst/symbool voor live streaming kan worden opgezet en toe worden gevoegd in het uitvaart record. Dit om ervoor te zorgen dat de kosten en andere aspecten goed worden verwerkt. Denk hierbij eventueel ook aan een knop om de betreffende live streaming website te openen. Brieven in Eulogica kunnen opgezet of aangepast worden om de details van streaming uit te leggen aan families die deze optie wensen.
In regio’s met een hoger aantal overledene, als gevolg van de pandemie, is een goede planning belangrijk. Enkele getroffen Eulogica klanten hebben nieuwe formulieren/rapporten aangevraagd om weer te geven welke kisten nodig zijn voor de aankomende uitvaarten. Dit kan ook een goed moment zijn om naar de voorraadbeheer functionaliteit of het Resource Management Systeem in Eulogica te kijken.
Managers zijn wellicht geïnteresseerd in het waarnemen van veranderende trends. Eulogica kan managementrapporten leveren om te kijken naar veranderingen in inkomsten of de verkoop van specifieke pakketten, productgroepen enz. Een andere behoefte kan wellicht management- of operationele rapporten zijn die de Covid-19 records weergeeft. Andere managers zullen de Management Dashboard module van Eulogica willen overwegen, met live informatie en trends in een grafisch formaat.
Verder hebben wij voor veel van onze klanten de taken in de digitale checklist in Eulogica uitgebreid. Nieuwe taken zoals ‘Navraag op ziektesymptomen’, ‘live streaming aangevraagd’, ‘extra reiniging/verzorging’ etc. zijn o.a. in Eulogica opgezet.
Ten slotte worden bedrijven in veel landen nu geadviseerd om medewerkers zoveel mogelijk vanuit huis te laten werken. Eulogica Cloud is ons antwoord hierop. Wij kunnen ervoor zorgen dat alle informatie in Eulogica op een veilige en eenvoudige manier toegankelijk is vanuit thuiskantoren.
Samenvattend kan de Eulogica software u op een aantal manieren helpen om te gaan met de pandemie. Zoals het wijzigen van velden in de software, nieuwe of aanpassingen in formulieren/rapporten/brieven, toevoegen van nieuwe taken of aanvullende modules. Heeft u vragen of wilt u meer informatie over de mogelijkheden, neem dan gerust contact op met ons team!