Hoe – Wizard meerdere brieven te gebruiken

 

De Meerdere brieven wizard gebruikt de sjablonen van brieven die u terugvindt onder
Overig -> Brieven om de brieven te genereren. U dient uw briefsjabloon te maken voordat u de wizard gebruikt. Volg de stappen, beschreven aan het einde van dit document, om een sjabloon te maken.

 

De eerste stap die u moet uitvoeren is het voorbereiden van de lijst met ontvangers. Om dit te doen, opent u een lijst met contacten vanuit het Hoofdmenu. U kunt alle contactbestanden gebruiken, bijvoorbeeld opdrachtgevers of verzekeraars etcetera. Als u een lijst met uitvaarten gebruikt, worden de brieven geadresseerd aan opdrachtgevers van reeds gefactureerde uitvaarten.

 

De volgende stap is het filteren van de lijst en deze zo te sorteren zoals u dat wilt. Dit kunt u doen met de Filter knop of door op het kolomhoofd te klikken. De onderstaande afbeelding toont een lijst met opdrachtgevers (Hoofdmenu | Contacten | Opdrachtgevers) gefilterd op Plaats zodat alleen ontvangers uit Amsterdam een brief zullen ontvangen.

 

 

Als u de lijst met ontvangers voorbereid heeft, klikt u op de knop Functies bovenin uw scherm (menubalk) en kiest u Wizard meerdere brieven. Dit start de wizard en u ziet het Welkom scherm, met uitleg over de wizard. Aan de linkerkant ziet u hoe ver u bent bij het volgen van de wizard. Klik op Volgende om verder te gaan.

 

In het volgende scherm kunt u de lijst met ontvangers verder filteren. De opties zijn gebaseerd op het tabblad Organisatie van een contactbestand, bijvoorbeeld de medewerker die verantwoordelijk is, de vestiging etcetera.

 

Aan de onderkant van het scherm kunt u selecteren of u alleen contacten met een beschikbaar emailadres wilt gebruiken voor de wizard (u ziet deze optie niet als álle ontvangers een emailadres hebben). Dit kunt u doen als u de brief wilt mailen in plaats van per post verzenden, of als u brieven per post wil verzenden naar mensen zonder emailadres, nadat u mensen met emailadres al heeft gemaild. Als u iedereen een brief per post wilt sturen kiest u de eerste optie, waarbij geen rekening wordt gehouden met of een ontvanger wel of geen emailadres heeft.

 

Klik op Volgende om verder te gaan.

 

In het volgende scherm ziet u alle contacten die voldoen aan uw criteria. Hier kunt u individuele ontvangers verwijderen van de lijst. Om een ontvanger te verwijderen, klikt u op de regel en vervolgens op het rode minnetje aan de onderkant van het scherm.

 

Als u tevreden bent met de lijst van ontvangers, klikt u op Volgende om verder te gaan. Het volgende scherm, zie ook onder, laat u een briefsjabloon kiezen. Het keuzeveld toont alle opties waaruit u kunt kiezen.

 

Met de knop Bewerken kunt u de inhoud van de brief bewerken, als u bijvoorbeeld voor deze ene keer de bewoording van de brief wilt aanpassen. U kunt ook de datum van de brief aanpassen als u op bewerken klikt, en de verzender van de brief. Het is aan te raden altijd op de knop Bewerken te klikken om te controleren dat de brief eruit ziet zoals u wilt.

 

Klik op Volgende. Bij deze stap kiest u welke lay-out u voor de brief wilt gebruiken. Ook kunt u er voor kiezen om een envelop te printen, als u dat wilt. U kunt op de knop Voorbeeld klikken om een voorbeeld van de brief te zien. Als u geen envelop wilt printen dan zorgt u dat de regel bij Envelop/label sjabloon leeg is door de tekst te selecteren en op de delete of backspace knop van uw toetsenbord te drukken.

 

Als u de sjablonen heeft gekozen klikt u op Volgende om door te gaan.

 

De opties hier zijn:

 

• Toon een voorbeeld met de mogelijkheid tot afdrukken of exporteren – Deze optie genereert de brieven en toont een afdrukvoorbeeld. U kunt ze dan printen of exporteren.
• Verstuur direct naar printer – Deze optie genereert de brieven, en print ze direct zonder afdrukvoorbeeld.
• Bereid een e-mail voor met alle brieven toegevoegd, maar verstuur nog niet – Hiermee genereert u de brieven in één PDF bestand, als bijlage van een nieuwe e-mail.
• Bereid aparte e-mail voor elke ontvanger, maar verstuur nog niet – Hiermee genereert u de brieven als PDF bestand en deze worden per ontvanger als bijlage aan een nieuwe e-mail toegevoegd. De e-mails worden nog niet verstuurd zodat u deze kunt bewerken.
• Maak afzonderlijke e-mails voor elke ontvanger, en verstuur – Zie hierboven, echter nu worden de e-mails automatisch verstuurd.
• Ik print de brieven later – Deze optie genereert de brieven maar doet verder niets, zodat u ze later kunt printen.

 

Nadat u de gewenste keuze heeft gemaakt klikt u op de knop Volgende om naar een bevestigingsscherm te gaan. Als u tevreden bent, klikt u wederom op Volgende om de brieven te genereren.

 

Als de wizard brieven genereert, worden deze toegevoegd aan de lijst die u vindt onder het Hoofdmenu | Overig | Brieven. Als de wizard klaar is ziet u een afdrukvoorbeeld indien u daarvoor heeft gekozen. Als u ervoor heeft gekozen om enveloppen te printen dan worden deze gegenereerd nadat u het afdrukvoorbeeld heeft afgesloten. Als u de brieven wilt verzenden als e-mails, worden nu de e-mails opgesteld. Het volgende scherm laat u kiezen hoe u de brieven in Eulogica wilt verwerken.

 

De opties op het scherm zijn:

 

• Ja, markeer de brieven als verstuurd (en maak evenement record aan in contact scherm) – Deze optie markeert alle brieven als verzonden en creëert ook een evenement in het contactbestand van alle ontvangers waarnaar de brief is verstuurd.
• Nee, ik verstuur en markeer de brieven later – Deze optie laat de brieven als niet verstuurd staan en creëert ook geen evenement voor elk contact. De brieven kunt u terugvinden onder Hoofdmenu | Overig | Brieven.
• Nee, en ik wil de brieven verwijderen – Hiermee verwijdert u de brieven.

 

BONUS TIP

 

Om een nieuw sjabloon te maken gaat u naar het Hoofdmenu en vervolgens naar Overig en Brieven. Hier ziet u een lijst met alle brieven die zijn gemaakt. Klik nu rechts onderin op Filter en kies vervolgens Sjablonen.

Hier ziet u een lijst met alle briefsjablonen in uw systeem. U kunt op Nieuw klikken om een scherm te openen dat er uitziet als een lege brief. U kunt hier tekst typen en de Kop (titel/onderwerp) van de brief invullen. Voer de andere velden niet in! Als u klaar bent klikt u op OK. Nu kunt u het sjabloon een naam geven. Vul een naam in en klik op OK of op Annuleren om verder te gaan met het bewerken van het sjabloon. U kunt nu dit sjabloon kiezen als u gebruik maakt van de wizard.