Hvordan kan Eulogica programvaren hjelpe gravferdsbyråer med å håndtere de nye utfordringene?
Den pågående pandemien har gitt gravferdsbyråer en rekke nye utfordringer. Noen steder opplever en økning i antall dødsfall – og man må være mer forsiktig og aktsom når man arbeider med døde som kan være smittsomme. Men hovedutfordringen har kanskje vært knyttet til rutiner; Nye måter å møte de etterlatte på, endringer i priser og dokumentasjon samt endringer i selve gravferdsprosessen på grunn av sosiale begrensninger.
Gravferdsbyråer som bruker Eulogica vil ha en fordel. På grunn av fleksibiliteten i programvaren, kan Eulogica-installasjoner relativt enkelt tilpasses de nye behovene som nå dukker opp. Nedenfor kan du lese om noen eksempler, på hvordan Eulogica-brukere i forskjellige land, har nytt godt av denne fleksibiliteten den siste tiden.
Først, fra et helse- og sikkerhetsperspektiv er det viktig å merke tilfeller av døde som kan være smittsomme. Eulogicas synlighetskoder er ikke den eneste måten å gjøre dette på – men det er et populært alternativ. Dette er en funksjon som gjør det mulig å legge farve-koder på gravferder som registreres. Slik markering vil fremstå tydelig i lister og vinduer på skjermen – og kan skrives ut på dokumenter etter behov.
Når det gjelder utstedelse av dokumentasjon, kan eventuelle nye skjemaer som må fylles ut, eller endringer i eksisterende skjemaer, administreres ved å oppdatere de relevante utskrifter i Eulogica programvaren. Det kan også være nødvendig å endre ordlyden i noen brev – kanskje for å forklare at byrået ikke har mulighet til å tilby en vanlig tjeneste på grunn av pandemien. Noen land bruker et spesifikt Covid-19 symbol (se figur ovenfor)- som kan skrives ut fra Eulogica etter behov. Vår support-tjeneste hjelper deg gjerne med å implementere slike detaljer.
Et byrå hadde et unikt problem: På grunn av logistikk-utfordringer ble det nødvendig å bruke flere blomsterhandlere for å få blomstene som familien bestilte frem til gravferden. Med Eulogica kan rapporter og dokumenter konfigureres for å håndtere slike delte blomsterordrer – eller faktisk en hvilken som helst spesiell kombinasjon av ordrer.
Pandemien har også krevd endringer i Eulogica-produkter, tjenester og maler. Et vanlig spørsmål har vært at planleggingen av gravferden nå i økende grad foregår på telefonen eller ved videosamtale- istedenfor et personlig møte. Gravferder har også vist seg oftere å inkludere nye tjenester knyttet til seremoni og gravsted. Et byrå har utviklet et helt nytt konsept knyttet til dette – drive-in visning, der kisten plasseres utendørs og hvor besøkende sakte kan kjøre forbi (se bilde ovenfor).
Tjeneste-ikonene i Eulogica kan håndtere enhver slik kombinasjon av nye ønsker og behov – med relevante felt, oppgaver, kostnader og ansvarlige medarbeidere i byrået.
Hele mal-oppsett og pakker kan konfigureres opp etter de spesielle omstendighetene og behovene som har oppstått, eller eksisterende kan konfigureres på nytt, kanskje for å reflektere en lavere pris når man ikke kan levere en normal og komplett tjeneste. Et byrå som benytter Eulogica har designet en spesifikk «Coronavirus-pakke» for ofre av pandemien – representert med en tilpasset Eulogica-mal. Maler som ikke vil være aktuelle å benytte i disse dager, på grunn av sosial distansering eller andre begrensninger, kan også skjules midlertidig.
Når det gjelder selve seremonien, er live streaming populært nå. Eulogica kan ikke gjennomføre selve streamingen – men programvaren kan hjelpe til med administrasjonen. Det kan konfigureres og settes opp en tjeneste for streaming knyttet til gravferden, for å sikre at kostnader og andre aspekter blir håndtert på riktig måte. Kanskje også med en knapp for å åpne det aktuelle nettstedet. Det kan også lages et utvidet bekreftelsesbrev med detaljer om live streamingen for familie- og pårørende som ønsker dette alternativet.
På de steder som har et høyere antall døde på grunn av pandemien, er god planlegging viktig. Noen berørte gravferdsbyråer har etterspurt nye utskrifter – som viser hvilke kister som vil kreves for kommende gravferder. Dette kan også være et riktig tidspunkt for å vurdere Eulogicas administrasjonsmodul for lagerhold – eller kanskje vårt ressursstyringssystem.
Byråledere vil kanskje også være interessert i å observere endrede trender. Eulogica kan tilby ledelses-rapporter for å se på endringer i omsetning, på salg av spesifikke pakker, produktgrupper, etc. Et annet behov kan være ønske om å se på utskrifter som bare fokuserer på Covid-19 oppdragene. Det kan også være noen byråledere som ønsker å vurdere Eulogicas Dashboard-modul – og vise live informasjon og trender i grafisk format.
Med mindre tid på kontoret og kanskje flere gravferder, blir mobil tilgang til data viktig. Flere gravferdsbyråer installerer nå Eulogica Companion-appen, som gir deg mulighet og tilgang til den viktigste informasjon om kommende oppdrag – i din egen lomme.
Companion-appen er hovedsakelig fokusert på å håndtere oppgaver. Og når det gjelder oppgaver – bør kanskje strukturen og konfigurasjonen tilpasses for å gjenspeile de skiftende rutiner som pandemien krever. Et eksempel: Ved planlegging av møter kan man kanskje spørre og registrere – om det er noen av pårørende som ønsker å besøke kontoret som er i karantene eller viser symptomer på sykdom. Ekstra rengjøring og desinfisering kan også være nødvendig for møterom – dette er kanskje verdt å holde orden og system på ved oppsett i Eulogica programvaren igjennom definerte oppgaver.
Tilslutt – i mange land blir virksomheter nå anbefalt å la personalet jobbe hjemmefra så langt det lar seg gjøre – Eulogica Cloud er løsningen for byrået på dette. Vi kan sikre at all informasjonen i Eulogica-installasjonen er tilgjengelig fra hjemmekontorer på en trygg og praktisk måte.
For å oppsummere, Eulogica programvaren kan hjelpe deg og ditt byrå på flere måter mht. å takle pandemien – kanskje med noen justeringer, nye oppsett og konfigurasjoner eller ved hjelp av tilleggsmoduler. Hvis du har spørsmål eller bare vil snakke om mulighetene – ikke nøl med å kontakte vårt support-team på telefonnr.: 35966606 og/eller e-post: post@intelligentsoftware.no;