En av mulighetene i Eulogica programvaren som vi har sett at brukerne liker, er funksjonen for oppgavestyring.
For hvert element som inngår i en gravferd, kan et hvilket som helst antall oppgaver automatisk genereres. Noen eksempler er å booke tid i kirken, bestille minnesamvær, forberede kisten og gjøre klar fakturaen. En enkel gravferd kan ha hundre små oppgaver konfigurert – hvis Eulogica programvaren benyttes intensivt.
Oppgaver kan også automatisk knyttes til bestemte kontorer eller medarbeidere, og det er mulig å legge inn notater – kanskje under arbeidet med hver oppgave.
I Eulogica programvaren kan brukerne også se status for ulike oppgaver knyttet til en enkel gravferd – som en del av oppdragsvinduet. Mer generelle lister og utskrifter er også tilgjengelige fra hovedvinduet – som for eksempel å vise alle oppgaver, fremtidige oppgaver, mine egne oppgaver, osv. Et hvilket som helst antall utskrifter kan også konfigureres for å vise eller skrive ut denne typen informasjon.
Vi tar nå oppgavebehandling i Eulogica programvaren et skritt videre, med innføring av forfallsdatoer. Dette betyr at forfallsdato kan settes opp automatisk for hver oppgave. Forfallsdato betyr frist for ferdigstillelse av en oppgave.
Forfallsdatoer konfigureres og beregnes ut fra datoen som gravferden finner sted. For eksempel, hvis en oppgave er å bestemme hvem som skal kjøre bårebilen – er det mulig å definere at denne oppgaven må utføres senest to dager før hver gravferd. Forfallsdato blir deretter satt opp automatisk for hver gravferd.
Forfallsdato kan også være senere enn gravferden og seremonien. For eksempel kan vi konfigurere en oppgave for å kontakte familien mht. en kundeundersøkelse – kanskje alltid 30 dager etter at gravferden har funnet sted.
Forfallsdatoen blir ikke kun beregnet etter hvert som oppgaver genereres – den blir også automatisk oppdatert dersom dato for gravferden endres.
Datoen vises i en ny kolonne i oppdragsbildet i Eulogica – både på siden “Tjenester” og på den generelle statussiden. Forfallsdato kan også konfigureres til å vises i “alle oppgaver” – listen.
Gravferdsbyråer som begynner å bruke det nye feltet for å holde oversikt over tidskritisk arbeide – vil sannsynligvis også ønske å generere mer ledelsesinformasjon. For dette formålet kan en god start være å sette opp en eller flere snarveier for å vise for eksempel “alle oppgaver som må gjøres i dag”. Dette kan gjøres tilgjengelige for et enkelt kontor – eller på tvers av flere kontorer.
Nye utskrifter kan også være ønskelig – for å inkludere for eksempel lister over oppgaver som er ferdigstilt for sent i løpet av den siste måneden.
Utover Eulogica hovedprogrammet kan funksjonen med “forfallsdato for oppgaver” også være nyttig som en del av Eulogicas andre produkter og moduler som API, Viewer eller Dashboard. Som et eksempel kan vi utarbeide en oversikt i vår Dashbord modul for ledere – slik at de kan se statistikk om oppgaver som har blitt fullført for sent. Dette som hjelp til å kunne forbedre disse områdene i fremtiden.
Hvis du og ditt byrå er interessert i funksjonen med “forfallsdato for oppgaver”, er det bare å ta kontakt med oss på tlf.nr. 35966606 eller send en e-post til post@intelligentsoftware.no.