Flere funksjoner blir lagt til Eulogica programvaren hele tiden, og en funksjon vi har introdusert nå i 2018, er et nytt Ressurshåndteringssystem (RMS). Denne tilleggsmodulen til Eulogica gjør det mulig å holde oversikt over kjøretøy, møterom, medarbeidere og mange andre saker både internt og eksternt på byrået.
For å få verdi ut av et slikt system – er riktig konfigurasjon helt avgjørende. Men selv før det kan gjøres, må byrået avgjøre hvilke ressurser som skal styres av systemet, og hvordan de skal kategoriseres.
Bilene som er tilgjengelige for gravferder bør trolig være en del av systemet. Biler er store og koster mye – så dette er sannsynligvis en enkel beslutning. Men hva med forskjellig annet utstyr som er med i
transporter ? Og hva med medarbeidere og andre involverte i gravferden ?
I større byråer vil det kanskje bare være nødvendig at noen av medarbeiderne er organisert ved hjelp av RMS-funksjonen. Det er sannsynligvis ikke nødvendig å inkludere medarbeidere som arbeider inne på kontoret (backoffice), og som ikke er synlige som en del av gravferden.
Hva med mindre utstyr som for eksempel rullestoler, dekorasjoner eller lysestaker? Utstyr for bruk i bilene eller på graven ? Lokale tradisjoner og behov vil avgjøre hvilket utstyr som finnes i byrået, og i hvilken grad de vil trenge å bli organisert på en detaljert måte.
Eulogica RMS gjør det mulig å styre hver eneste ting, fra håndklær på badene til reservedekk i bilene – men det betyr ikke at det er en god ide ! En tommelfingerregel kan være – hvis du allerede bruker en manuell dagbok (eller en annen programvare) for å holde oversikt over utvalgte ressurser, kan du nå flytte dette systemet til Eulogica.
Vårt forslag er å starte opp med noen få saker – og ikke prøve å håndtere mange ting på en gang ved hjelp av Eulogica RMS. Vi tror sjansene for suksess vil være høyere hvis det nye RMS blir implementert gradvis i byrået, og i starten kun erstatter det veletablerte manuelle systemet som har vært benyttet tidligere.
Når slike viktige beslutninger er tatt, kan Eulogica konfigureres tilsvarende: Roller må etableres – for eksempel “sjåfører” og “bærere”. Ressurskategorier trenger å blir satt opp, for eksempel “konferanserom” og “kjøretøy”, sammen med antall mulige roller/type kombinasjoner. Detaljer for oppsett og konfigurering vil være avhengig av det enkelte gravferdsbyrås behov og tradisjoner.
Deretter trenger de faktiske ressursene å spesifiseres innenfor hver gruppe – som “Hans Petter” eller “Mercedes 2”. Til slutt må gyldige ressurs/rollekombinasjoner defineres, som “Hans Petter kan kjøre” og “Mercedes 2 er en bårebil”.
En siste sak som er viktig: For Eulogicas gravferdstjenester må standard ressursbehov konfigureres og settes opp. For eksempel kan det spesifiseres at en type transport normalt vil kreve en sjåfør og en assistent, samt en bil.
Intelligent Softwares supportmedarbeidere er klare til å hjelpe til med konfigurasjonen. Når forberedelsene er ferdigstilt, er systemet klar til
bruk ! Nå er det mulig – og enkelt – å velge ressurser som vil være tilpasset behovene til hver gravferd.
På dette tidspunktet er det fornuftig å utvide interne rapporter/dokumenter med detaljer, ikke bare om hva som må gjøres, men nøyaktig hvilke ressurser som vil bli involvert i å gjøre det. Systemet vil si i fra med alarmer ved dobbeltbestillinger, og grafiske oversikter er tilgjengelige for å sjekke tilgjengeligheten mht. ressurser.
Ledelsesrapporter kan også utvikles for å vise relevant oversiktsinformasjon – som ressursutnyttelse pr. uke eller måned, total utnyttelse av utvalgte ressurser etc. Det er bare å gi oss beskjed om behov og ønsker – og vi vil levere det som kreves.
Ta kontakt for oppstart med Eulogica RMS !