Eulogica heeft een handige manier voor u, om dezelfde brief aan verschillende partijen te verzenden. Dit wordt ook wel de meervoudige brieven wizard genoemd en kan u een hoop tijd besparen. Wat u hier bijvoorbeeld mee kunt doen is het verzenden van een Kerstkaart naar alle klanten van het afgelopen jaar.

De meervoudige brieven wizard maakt gebruik van brief sjablonen vanuit Diversen > Brieven. Voor het maken van een brief dient u vooraf een sjabloon te creëren. Volg de stappen tot het eind om templates te bewerken.

De eerste stap om de meerdere brieven wizard te gebruiken is de voorbereiding van uw lijst met ontvangers. Om dit te doen, opent u een lijst met contactpersonen in het hoofdmenu. U kunt iedere lijst openen waar zich klanten of contacten in bevinden. Als u een begrafenissen lijst wilt gebruiken, zal de brief worden gericht aan de klanten van de gefactureerde uitvaart.

De volgende stap is om de lijst te filteren en te sorteren, zodat de lijst volledig naar uw wens is om vervolgens uw brieven te versturen. Dit wordt gedaan met behulp van de knop Sorteren. De printscreen hieronder toont een lijst van klanten ( Hoofdmenu | Contact | Klanten) gefilterd op stad.

Als uw lijst met contactpersonen klaar is, klikt u op het menu Functies aan de bovenkant van het scherm en kies meervoudige brieven wizard. Hiermee start u de wizard en het welkomstscherm zal verschijnen. Het welkomsscherm geeft u een inleiding van de wizard. Aan de linkerkant is uw vordering in de wizard te zien. Druk op de knop Volgende om verder te gaan.

In het volgende scherm kunt u uw lijst verder filteren. Er zijn opties die gebaseerd zijn op het Organisatie tabblad van het contact bestand, zoals de medewerker die verantwoordelijk is voor het gebied, de vestiging, de regio of het merk, of één van de drie van de aangepaste “groep” velden.

In het onderste deel van dit scherm kunt u alleen de contacten met of zonder een e-mailadres vinden. Door het kiezen van alleen contacten met een e-mail adres, zal de lijst alleen contacten met een e-mail adres weergeven en zult u de brieven alleen naar een e-mailadres kunnen versturen. Het kiezen voor alleen contacten zonder e-mail adres zou nuttig kunnen zijn als u al brieven per e-mail heeft verstuurd en de resterende contacten wilt versturen via de post. Als u alleen de brieven wilt plaatsen, kies dan de optie geen rekening houden met het e-mail adres.

Druk op Volgende om verder te gaan.

Het volgende scherm toont u alle contactpersonen die aan uw criteria voldoen. Hier kunt u afzonderlijk ontvangers verwijderen uit de lijst. Om een ontvanger uit de lijst te verwijderen, klikt u op de regel en druk vervolgens op de rode min knop aan de onderkant van het scherm, hier afgebeeld.

Wanneer u tevreden bent met uw lijst van ontvangers, drukt u op de knop Volgende om verder te gaan. Het volgende scherm, hieronder weergegeven, wordt u gevraagd te kiezen voor het sjabloon voor uw brief. De drop-down lijst toont de sjablonen die u kunt kiezen.

Met de knop Bewerken kunt u de tekst van de brief wijzigen. Dit is handig als uw sjabloon klaar is en u nog iets extra’s toe wilt voegen of een tekst wilt wijzigen. Door op de knop Bewerken te drukken kunt u de datum die zal verschijnen op de brief en vanaf wanneer de brief wordt verzonden wijzigen. Het is altijd handig om op Bewerken te drukken als uw brief klaar is en deze nog wenst te controleren.

Druk op Volgende om door te gaan naar de volgende stap. In deze stap kunt u het rapport kiezen om te gebruiken voor de brief en ook voor de envelop. U kunt op de Voorbeeld knop klikken om de brief te bekijken in de geselecteerde stijl. Als u geen enveloppen wilt afdrukken schakelt u dit dan uit door alle teksten uit de envelop / label voorbeeld knop te klikken, vervolgens de tekst te selecteren en op de de Delete-toets te drukken.

Wanneer u uw sjablonen gekozen heeft, drukt u op Volgende om verder te gaan.

De opties hier zijn:

  • Bekijk een voorbeeld met de mogelijkheid om af te drukken of te exporteren – dit genereert de brieven en een afdrukvoorbeeld. Vanaf hier kunt u het document vervolgens afdrukken of exporteren, zoals vereist.
  • Stuur rechtstreeks naar de printer – dit genereert de brieven en print ze vervolgens zonder een afdrukvoorbeeld uit.
  • Bereid een e-mail met alle bijgevoegde brieven, zonder op dat moment te verzenden – dit genereert de brieven en een enkel pdf-document als bijlage aan een nieuwe e-mail.
  • Maak afzonderlijke e-mails naar elke ontvanger, maar stuur ze nog niet – dit genereert de brieven en koppelt het pdf document aan een nieuwe e-mail naar elke ontvanger. De e-mails blijven geopend, zodat u ze kunt bewerken voordat u ze verzendt.
  • Maak aparte e-mails naar elke ontvanger, en stuur ze – dit zal hetzelfde doen als de bovenstaande optie, behalve dat deze keer de e-mails automatisch worden verzonden.
  • Ik wil de brieven later afdrukken – deze optie genereert de brieven maar doet verder niets

Wanneer u de optie noodzakelijk heeft gekozen, klikt u op de knop Volgende om naar een bevestigingsscherm te gaan. Als u vervolgens tot nu toe tevreden bent met het resultaat, drukt u nogmaals op Volgende om de brieven te genereren.
Als de wizard de brieven genereert, wordt iedere brief toegevoegd aan de lijst binnen het Hoofdmenu | Diversen | Brieven. Als de wizard klaar is zal er een afdrukvoorbeeld vertoond worden, indien voor deze optie gekozen. Als u ervoor kiest om de enveloppen te genereren, zullen deze worden gegenereerd bij het sluiten van het afdrukvoorbeeld. Ook het genereren van e-mails zullen in dit stadium plaats vinden. In het volgende scherm kunt u kiezen hoe u de brieven wilt verwerken binnen Eulogica.

De opties in dit laatste scherm zijn:

  • Ja, markeer de brieven als verzonden (en creëren een historie veld in het contact venster) – deze optie zal alle brieven markeren als verzonden en ook een historie veld aanmaken in elk van de contactpersonen waar de brief aan verzonden is.
  • Nee, ik wil de brieven verzenden en later markeren – de verzonden brieven zullen gemarkeerd worden als ‘niet verzonden’ en dit zal niet leiden tot een historie voor ieder contact. De brieven zullen terug te vinden zijn onder Hoofdmenu | Diversen | Brieven.
  • Nee, en ik wil de brieven verwijderen – de brieven zullen verwijders worden van de brienven lijst en maakt geen record aan dat u de brieven heeft gemaakt.

Een meer gedetailleerd exemplaar van deze instructies, is de Eulogica handleiding. Deze is beschikbaar als een pdf document, door hier te klikken….

Een meer gedetailleerd exemplaar van deze instructies, is de Eulogica handleiding. Deze is beschikbaar als een pdf document, door hier te klikken Klik hier.

BONUS TIP

Om een ​​nieuw sjabloon aan te maken gaat u naar het Hoofdmenu, opent u het Diversen menu en selecteer Brieven. U zult een lijst zien met daarin alle brieven die zijn gemaakt. Druk nu op de Rijen knop rechts onder en kies Sjablonen uit de pop-up opties.

Dit zal de weergave in het systeem veranderen in plaats van de brieven naar sjablonen. Hier kunt u op de knop Nieuw klikken, die zal leiden tot wat lijkt op een lege brief. U kunt uw brief zoals gewoonlijk schrijven, geef het een titel en voeg tekst toe. Vul de overige velden niet in. Als u klaar bent, drukt u op de knop OK. Op dit punt wordt u gevraagd om een ​​naam te geven aan de sjabloon. Voer een naam in en druk op OK of druk op Annuleren om terug te gaan naar het bewerken van het sjabloon. Het sjabloon verschijnt dan in de lijst met opties wanneer u een nieuwe brief maakt of gebruik maakt van de functie meervoudige brieven wizard.