Regelmatig worden er nieuwe functionaliteiten aan Eulogica toegevoegd. Een nieuwe functionaliteit die wij eind 2018 hebben geïntroduceerd is een eerste versie van een nieuw Resource Management Systeem (RMS). Deze toevoeging maakt het mogelijk om voertuigen, kamers, mensen en vele andere herbruikbare items in Eulogica te volgen.

Om toegevoegde waarde uit het RMS te halen, is een juiste configuratie essentieel. Voor een juiste configuratie van het RMS, zal het management moeten beslissen welke resources door het systeem worden beheerd en hoe deze moeten worden gegroepeerd.

De auto’s die beschikbaar zijn voor uitvaarten moeten waarschijnlijk worden opgenomen in het systeem. Auto’s zijn groot en duur, dus dit is waarschijnlijk een eenvoudige beslissing. Maar hoe zit het met andere items, zoals de overig benodigde resources/middelen bij het transport? En hoe zit het met de mensen?

Bij grotere bedrijven wordt waarschijnlijk alleen een bepaalde groep personeelsleden zorgvuldig ingepland via de RMS-functie. Voor medewerkers die niet direct bij uitvaarten worden ingezet is het waarschijnlijk niet nodig.

Hoe zit het met kleinere items zoals rolstoelen, decoraties of kandelaars? Apparatuur voor gebruik in de auto of op het graf? Lokale tradities en bedrijfsbehoeften zullen bepalen welke resources er in het bedrijf bestaan en in welke mate ze echt zorgvuldig moeten worden beheerd.

Eulogica RMS maakt het beheren van ieder klein item mogelijk, van handdoeken in badkamers tot reservebanden in de auto’s – maar dit betekent nog niet dat dit een goed idee is! Een vuistregel kan zijn – als u al een handmatige agenda (of andere software) gebruikt om bepaalde resources te volgen, dan kunt u die in Eulogica opnemen.

Ons voorstel is om het klein op te zetten en niet veel resources in Eulogica RMS te beheren die u eerder ook niet op de een of andere manier beheerde. De kans op succes zal groter zijn als het nieuwe RMS geleidelijk aan in uw bedrijf wordt geïntroduceerd en in het begin alleen een goed ingeburgerd handmatige administratie vervangt.

Nadat deze belangrijke beslissingen zijn genomen kan Eulogica worden ingericht. Rollen moeten worden vastgesteld, – zoals bijvoorbeeld “chauffeurs” en “opbaringslocaties”. Resource types moeten worden ingesteld, zoals “kamers” en “voertuigen”, samen met geldige rol- /typecombinaties. Deze details zijn afhankelijk van de behoeften en tradities van het bedrijf.

Vervolgens moeten de resources binnen elke groep worden gespecificeerd zoals “Alex” of “Mercedes 2”. Tenslotte moeten geldige combinaties van resources en rollen worden gedefinieerd, zoals “Alex kan rijden” en “Mercedes 2” is een rouwauto.

Een laatste stap is van cruciaal belang: in de Eulogica Diensten moeten standaard resource vereisten worden ingesteld. Er kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat er voor een bepaald type transport gewoonlijk één chauffeur, één assistent en één auto vereist is.

De supportmedewerkers van Eulogica zijn altijd bereidt u bij de configuratie te ondersteunen. Zodra de voorbereidingen zijn getroffen, is het systeem klaar voor gebruik! Nu is het mogelijk, en eenvoudig, om de resources/middelen voor uitvaarten in te plannen.

Het is handig om interne rapporten uit te breiden met extra informatie, niet alleen over wat er moet gebeuren, maar ook over welke resources/middelen precies zullen worden gebruikt. Het systeem zal dubbele boekingen signaleren en voor het controleren van de beschikbaarheid van resources zijn er grafische overzichten beschikbaar.

Er kunnen managementrapportages worden gemaakt met relevante overzichtsinformatie, zoals het gebruik van resources per week of maand, het totale gebruik van bepaalde resources etc. Als u ons laat weten wat uw rapportagebehoefte is dan kunnen wij u hierin helpen.

Geniet van de Eulogica RMS!