‘Ons bedrijf is opgezet in het jaar 2000, maar er was helemaal geen IT aanwezig, op een hele oude tweedehands computer na, voorheen gebruikt door ene Noach om zijn dieren op de Ark af te vinken”, grapt Adrian Pink van A & D Pink Funeral Directors in Croydon…
‘We gebruikten wat sjablonen, maar de administratie was sloom als stroop door een trechter’, vervolgen Adrian en zijn vrouw Diane. ”Zonder fatsoenlijke boekhoudings- of uitvaart managementsystemen, was ons bedrijf een grote chaos. We hadden de grootste moeite om documenten te maken, ons oude systeem betekende heel veel extra werk voor iedereen’.
‘Na een verandering in de samenstelling van de directie in 2004 werd de beslissing gemaakt om nieuwe computers te installeren met internet toegang, een compleet boekhoudingssysteem en een uitvaart management software programma’.
‘Maar als beginnelingen als het gaat om de wereld van IT, werden we overspoeld door alle beschikbare technologie en begonnen ons af te vragen hoe dit ooit ons bedrijf zou helpen!’
‘Toen ontvingen we een uitnodiging van Eulogica Ltd om naar Londen te komen voor een presentatie van Eulogica uitvaart software door de directeur van het gelijknamige bedrijf uit Noorwegen’.
Eulogica uitvaart software is ontwikkeld in Scandinavië en is daar al meer dan 10 jaar in gebruik, maar is nu ook beschikbaar in een aantal andere landen. De Engelse versie is in 2005 opgezet, in samenwerking met een aantal bekende Engelse uitvaartverzorgers.
Eulogica’s David Wright met Adrian Pink en zijn assistent uitvaartverzorgster Jenny Gibbs in hun kantoor in Hamsey Green (Engeland).
‘Tijdens de presentatie van het Eulogica uitvaart software team waren we verrast door hoe makkelijk het allemaal leek. Barry Albin vertelde over het systeem en het gebruik van hen in hun eigen bedrijf F. A. Albin & Sons in zuid Londen. Hij vertelde over hoe makkelijk zijn werknemers het programma in het gebruik vonden en hoe het precies op maat is gemaakt voor de voor zijn specifieke vereisten… Dit klonk allemaal erg interessant. De volgende stap was een afspraak maken om een demonstratie in ons eigen bedrijf te krijgen van David van Eulogica’ zegt Adrian.
‘Omdat David voorheen uitvaartverzorger is geweest, waren we er zeker van dat hij onze benodigdheden zou snappen’, aldus Adrian. ‘Na een aantal prettige uren waarin we leerden over het programma, zagen we in dat dit een grote toevoeging zou zijn aan ons bedrijf en ons erg zou kunnen helpen. We besloten dat we ons uitvaart management software systeem hadden gevonden!’
Maar het was niet slechts een kwestie van het programma kopen. De volgende stap was een afspraak met David om terug te komen naar Pinks om een dag door te brengen om hun wensen in detail te bestuderen. ‘We zijn van mening dat de software aangepast moet worden aan de vereisten van elke individuele uitvaartverzorger’, merkt David op, ‘niet andersom! Eulogica uitvaart software kan volledig op maat gemaakt worden om te voldoen aan de eisen van elke uitvaartonderneming.
Dus werd de uitvaart software geconfigureerd naar de tradities van Pinks. ‘Onze eigen logo’s, prijzen, ontwerp en layout van brieven, facturen etc werden in het uitvaart software systeem gezet’, zegt Adrian. ‘In het dagelijks gebruik is het, nadat alle uitvaart informatie is ingevoerd, slechts een kwestie van printen van een aantal documenten met een paar klikken op de muis’.
‘Uiteindelijk hebben we twee dagen training gehad voor onze medewerkers, die erg makkelijk te volgen en te snappen was. Zelfs ik kon het nog bijhouden, terwijl ik nog nooit iets met computers had gedaan’, aldus Adrian.
Assistent uitvaartverzorgster Jenny Gibbs brengt veel van haar tijd door in het kantoor en gebruikt het nieuwe uitvaart systeem constant. Ze zegt dat Eulogica uitvaart software een geweldig hulpmiddel is, vooral omdat het zo makkelijk in het gebruik is. Ze merkt wel op, dat op dit moment de software nog geen thee kan zetten!
‘We gebruiken het uitvaart software systeem nu al een tijdje, en het is een onvervangbaar hulpmiddel voor ons dagelijks werk geworden. De telefonische ondersteuning van Eulogica uitvaart software is van hoge klasse. Feedback van klanten, geestelijken en anderen op onze nieuwe gedetailleerde en accurate documentatie was ook alleen maar positief!’
Adrian voegt ten slotte toe, ‘We hebben een aantal functies laten maken voor onze bepaalde wensen. Één van deze functies was een simpel naambordje voor op de deur van de kapel met de naam van de overledene, datum van overlijden en leeftijd – speciaal ontworpen om precies te passen op onze kapeldeur. Hoewel dit slechts een simpel voorwerp lijkt, is dit erg belangrijk voor ons. Er is zelfs een kniplijn om het plaatje precies op het goede formaat te knippen..! Veel van deze kleine dingen komen samen en maken de administratie zoveel makkelijker, zodat we meer tijd hebben om door te brengen met de nabestaanden.’